Manche Stellenanzeigen sagen mehr über das Unternehmen als über die Stelle. Man muss nur genau lesen, welche Sätze darin stehen und wie oft sie sich wiederholen.
In dieser Reihe lese ich echte Stellenanzeigen wie einen Befund. Dahinter steckt eine Beobachtung aus meiner Arbeit: Wer eine Stelle ausschreibt, sucht fast immer eine Lösung auf der Ebene Mensch. Manchmal sitzt das Problem aber in der Zusammenarbeit oder in der Organisation, und dann soll die neue Person etwas auffangen, das sie allein nicht lösen kann. Was ich in einer Anzeige lese, ist dabei immer eine Hypothese und keine Diagnose. Aussagekräftig wird es erst, wenn mehrere Signale in dieselbe Richtung zeigen.
Die Anzeige
Ein inhabergeführtes Dienstleistungsunternehmen, ein paar Dutzend Mitarbeitende, seit vielen Jahren am Markt. Gesucht wird eine Assistenz der Geschäftsführung, überwiegend remote.
Auf den ersten Blick ist das eine ganz normale Assistenzstelle: Termine koordinieren, Kennzahlen aufbereiten, Entscheidungen vorbereiten. Liest man die Anzeige aber zu Ende, fällt etwas auf. Ein Gedanke taucht darin immer wieder auf, in der Einleitung genauso wie bei den Aufgaben. Und er hat mit Assistenz erstaunlich wenig zu tun.
„Du organisierst nicht nur – Du bringst Themen ins Ziel.“
So beginnt die Rollenbeschreibung. Ein paar Zeilen weiter heißt es: „Und manchmal muss einfach jemand dafür sorgen, dass aus einer guten Idee auch ein abgeschlossenes Projekt wird.“ Kurz darauf soll die neue Person dafür sorgen, „dass Projekte nicht nur gestartet, sondern auch abgeschlossen werden“. Und im Profil steht: „Du übernimmst gerne Verantwortung und bleibst an einem Thema dran, bis es abgeschlossen ist.“
Viermal derselbe Gedanke in einer einzigen Anzeige. Wenn sich ein Satz so oft wiederholt, werde ich hellhörig. Ich lese daraus: Ideen gibt es in diesem Unternehmen genug, und gestartet wird auch viel. Was fehlt, ist das Ankommen. Projekte bleiben auf halber Strecke liegen, und offenbar spürt das die Geschäftsführung deutlich genug, um dafür eine Stelle zu schaffen.
„…und sorgst dafür, dass Vereinbartes umgesetzt wird.“
Dieser Satz steht bei den Aufgaben, direkt hinter „hältst offene Punkte nach“. Er klingt nach klassischer Assistenzarbeit, und doch steckt eine große Erwartung darin. Vereinbart wird ja nicht zwischen der Assistenz und den anderen, sondern zwischen der Geschäftsführung und den Bereichen. Die Assistenz soll dafür sorgen, dass sich die Bereiche an das halten, was sie mit der Geschäftsführung besprochen haben.
Womit eigentlich? Eine Assistenz hat gegenüber Vertrieb oder Fachabteilungen kein Weisungsrecht. Sie kann erinnern und nachfragen. Wenn eine Vereinbarung aber nicht umgesetzt wird, weil der Bereich andere Prioritäten hat oder schlicht keine Kapazität, dann löst auch die freundlichste Erinnerung das nicht.
„…in dem Prioritäten sich auch einmal verändern können.“
Diesen Satz finde ich besonders ehrlich. Er steht ganz am Ende, dort, wo beschrieben wird, was die neue Person erwartet: ein Umfeld, „in dem Entscheidungen schnell getroffen werden, Prioritäten sich auch einmal verändern können und Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht ist“.
Schnelle Entscheidungen sind eine Stärke vieler inhabergeführter Unternehmen. Die Schattenseite davon ist, dass neue Themen schneller dazukommen, als alte fertig werden. Wenn sich Prioritäten verschieben, bleibt etwas liegen. Und genau dieses Liegengebliebene soll die neue Person wieder einsammeln. Dazu passt der letzte Punkt der Aufgabenliste: „Du unterstützt dort, wo gerade Unterstützung benötigt wird – auch wenn ein Thema einmal nicht in eine klassische Stellenbeschreibung passt.“
Wo das Problem vermutlich sitzt
Legt man diese Signale übereinander, ergibt sich für mich ein klares Bild. Gesucht wird auf der Ebene Mensch: „Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und wartest nicht darauf, dass Dir jeder einzelne Arbeitsschritt vorgegeben wird.“ Die eigentliche Frage liegt aber auf der Ebene Organisation, genauer gesagt bei der Führung. Wie werden Prioritäten gesetzt? Wer entscheidet, was liegen bleiben darf, wenn etwas Neues dazukommt? Und wie verbindlich ist eine Vereinbarung zwischen Geschäftsführung und Bereichen?
In vielen inhabergeführten Unternehmen ist die Geschäftsführung der Ideenmotor. Das ist ein großes Glück, solange das Unternehmen klein ist und die Geschäftsführung selbst nachfassen kann. Irgendwann reicht ihre Zeit dafür nicht mehr. Dann entsteht eine neue Rolle, die nachfasst, und sie sitzt zwischen der Geschäftsführung und allen anderen.
Genau da sehe ich auch die Beziehungsebene berührt. Wer im Auftrag der Geschäftsführung bei Kolleginnen und Kollegen nachhakt, wird schnell als verlängerter Arm wahrgenommen. Die Kollegen merken: Wenn sie anruft, geht es eigentlich um den Chef. Die Assistenz steht dann in einem Dreieck, in dem sie Druck weitergeben soll, ohne selbst entscheiden zu dürfen. Mit ihrer Person hat das wenig zu tun. Das Konstrukt bringt es mit sich.
Eine gute Assistenz wird trotzdem viel bewegen. Sie wird nachhalten und vieles tatsächlich ins Ziel bringen. An der Frage, warum so vieles liegen bleibt, ändert sie allerdings nichts. Sie sorgt nur dafür, dass man es weniger merkt.
Was vor der Anzeige hätte geklärt sein müssen
Auch hier würde ich keine bessere Anzeige schreiben. Die Anzeige ist gut gemacht und ehrlich. Bevor die Stelle besetzt wird, würde ich mit der Geschäftsführung aber ein paar Fragen klären:
- Woran liegt es, dass Projekte gestartet, aber nicht abgeschlossen werden?
- Wer entscheidet, welches Thema liegen bleiben darf, wenn ein neues dazukommt?
- Wie verbindlich sind Vereinbarungen zwischen Geschäftsführung und Bereichen heute, und was passiert, wenn sie nicht eingehalten werden?
- Was darf die Assistenz gegenüber den Bereichen einfordern, und wer steht hinter ihr, wenn jemand nicht mitzieht?
Vielleicht zeigt sich dabei, dass die Assistenz genau die richtige Lösung ist, zusammen mit klaren Prioritäten und einem sichtbaren Mandat. Vielleicht zeigt sich aber auch, dass zuerst die Geschäftsführung klären muss, was sie wirklich zu Ende bringen will.
Eine starke Assistenz ist für jede Geschäftsführung ein Gewinn. Themen ins Ziel bringen kann sie aber nur, wenn jemand festgelegt hat, welche Themen das sind. Diese Entscheidung kann ihr niemand abnehmen, außer der Geschäftsführung selbst.
